La comunicación en el manejo de proyectos

No hay empresa que pueda funcionar sin tener los pilares adecuados en cuanto a la gestión efectiva de proyectos, que comprende varios puntos importantes, pero uno de ellos es la comunicación.

La comunicación efectiva tiene como principal beneficio la retención de los clientes gracias a la resultante satisfacción con nuestro trabajo, lo que se traduce en ganancia económica y buena reputación.

Para lograr una comunicación clara y convincente es necesario escuchar con atención al cliente, pensar antes de hablar, darse a entender en un lenguaje coloquial (además del técnico), hacer las preguntas adecuadas y mantener la atención bien enfocada. En otras palabras, debemos convertirnos en expertos de la comunicación.

Para comunicar de manera clara y efectiva, a modo de evitar conflictos, es esencial tomar en consideración las siguientes 10 recomendaciones: 

1. Siempre prepararse para las reuniones con clientes, tal como lo haríamos con proveedores, contratistas y expertos técnicos.
2. Simplificar el mensajes y repetirlo tantas veces sean necesarias para que nuestro interlocutor lo reciba con claridad.
3. Si hay algún cambio de plan, autorización o confirmación, dejarlo por escrito y firmado por el cliente. Esto evitará malos entendidos y futuras reclamaciones.
4. Ser explícito y preciso en todas las comunicaciones, acuerdos y transacciones.
5. Resumir y anotar las discusiones importantes, asegurándose de que ambas partes están de acuerdo.
6. Avalar y respaldar todo con contratos.
7. Eliminar la comunicación innecesaria, especialmente vía telefónica.
8. Ser congruente y honesto. No decir/prometer una cosa, y hacer otra.
9. Dejar en claro los alcances del arquitecto y la participación que tendrá el cliente en el proyecto, de modo que no se mezclen ni se rebasen las responsabilidades de cada uno.
10. Asegurarse de entender la necesidad del cliente correctamente y de estarla interpretando bien.

_{^{Tomado de Flickr / eximcommerce}}

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* Directora de Proyectotal (proyectotal.com) y arquitecta por el Tecnológico de Monterrey.