10 filtros para evitar la corrupción en tu constructora
Minimizar los riesgos de corrupción es una de las tareas principales de las empresas. Impedir que estas malas prácticas permeen los procedimientos de compra, contratación, exportación o venta se ha convertido en una inquietud continua por parte de los empresarios, principalmente porque a partir del próximo 19 de julio las compañías que incurran en actos de sobornos, tráfico de influencias o uso indebido de recursos recibirán sanciones.
A pesar de la preocupación por la próxima entrada en vigor de la Ley General de Responsabilidades Administrativas,
"El propio sistema anticorrupción no ha sido lo suficientemente acotado", dice Arturo del Castillo, director ejecutivo asociado de la firma Kroll México. "Ni el comité ciudadano ni ninguna otra instancia han informado qué medidas deben implementarse desde el lado de las empresas".
Lo anterior, sugiere Alejandro Pulido, consultor especialista en temas de corrupción, no debe limitar que las empresas adopten de manera anticipada y proactiva una serie de mejores prácticas que atiendan tres dimensiones: prevención, detección y respuesta.
La primera tarea dentro del plan de prevención es realizar un diagnóstico puntual para identificar las actividades y procesos del negocio en los que los empleados pueden estar expuestos a un potencial riesgo de corrupción. Lo deseable es que se haga internamente, aprovechando los propios recursos de la empresa, pero también se pueden apoyar en consultores.
"A veces el diagnóstico es muy grande porque las compañías pueden ser muy complejas, lo que yo sugiero es que vayan por partes", dice Del Castillo.
Las empresas pueden empezar por los procesos o las actividades que mayor riesgo presentan por su propia naturaleza. Por ejemplo, si es una compañía que maneja regularmente ciertas licencias o permisos de temas ecológicos, sería deseable que empezara a hacer el diagnóstico por esas áreas en donde de antemano se sabe que existe un mayor riesgo de exhibición a corrupción.
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2. Pauta regulatoria
El segundo paso es crear una política anticorrupción que sirva como guía de principios dentro de la organización. El directivo de Kroll México afirma que esta pauta debe ser clara, precisa y ordenada para que informe a los miembros de la organización sobre las políticas a seguir en ciertos eventos expuestos a una situación de corrupción.
La política puede incluir temas relacionados con negocios gubernamentales, tratamiento de uso de tarjetas de crédito corporativas y regalos corporativos, entre otros.
Los expertos sugieren que en el proceso de definición de la política, los responsables tengan asesoría legal suficiente que les permita apuntalar las acciones establecidas en la guía.
3. Código de ética
Este documento debe abordar explícitamente el tema de la corrupción, las prohibiciones y las sanciones a las cuales los miembros de las organizaciones pueden verse sujetos en caso de incurrir en corruptelas.
De acuerdo con Del Castillo, los códigos de ética deberían tener al menos cuatro características: exponer los temas que verdaderamente guían la conducta de los individuos, estar redactado y pensado para el público al cual está destinado, ser muy claro sobre las consecuencias del no hacer o el hacer incorrecto y estar acompañado de un ejercicio de entrenamiento sobre qué tipo de medidas pueden tomar los empleados en caso de que observen alguna violación a los códigos.
"Me he topado con muchos códigos de ética que son auténticas joyas literarias, dignas de premios Nobel, pero que poco le sirven a una compañía en donde tal vez la mayoría de sus empleados ni siquiera tiene la primaria concluida", detalla el especialista, quien agrega que incluso hay documentos muy efectivos que no usan texto, pues están plasmados en forma de cómic. "Debe haber congruencia entre el mensaje que quiere dar la empresa y quien lo va a recibir".
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4. Entrenamiento
Es vital que una compañía ofrezca a sus empleados cursos, talleres y entrenamientos que les ayuden a conocer y entender de mejor manera que la corrupción se puede manifestar de muchas formas. Además, deben estar informados sobre las implicaciones de incurrir en este tipo de asuntos.
Pulido considera que los entrenamientos deben ser extensivos para todos los miembros de la organización, pero lo ideal es que se dirijan especialmente a aquellos empleados que, por sus funciones, tienen una exhibición mayor a situaciones de corrupción.
Los expertos recomiendan que los entrenamientos presenten dilemas o situaciones reales en los que los empleados puedan verse reflejados, para que no sea un entrenamiento de pizarrón teórico y abstracto.
Detección, el siguiente peldaño
Localizar los casos de corrupción al interior de las empresas para posteriormente atenderlos es un paso clave en la estrategia, pero no por ello sencillo. Existe una colección importante de buenas prácticas que pueden ayudar a las compañías a identificar posibles actos de soborno, tráfico de influencias o mal uso de recursos. Los especialistas detallan a continuación las herramienats más eficientes:
5. Línea ética
Dentro de la estrategia es importante contar con una línea de denuncia a través de la cual los miembros de la organización avisen a la compañía sobre posibles casos de corrupción.
"Debe haber un grupo de personas a cargo de la línea ética, internas o externas a la organización, que debe ser el responsable de recibir esos reportes y asegurarse de que se canalicen a la instancia correspondiente, como un comité de ética", considera Del Castillo.
6. Datos reveladores
Las empresas pueden utilizar de manera proactiva los análisis de datos. Planteando las preguntas adecuadas, las bases de datos les puede dar pistas sobre tendencias o anomalías en el comportamiento de sus propios procesos que eventualmente pueden estar asociados a asuntos de corrupción, explican los especialistas.
Por ejemplo, una compañía sabe que abrir una nueva tienda le toma cierto número de días, si empieza a hacer análisis de datos y ve que en determinada región la apertura de tiendas está siendo mucho más rápida, ahí hay un foco rojo.
7. Revisiones sorpresa
Un pilar del plan anticorrupción son las auditorías de carácter sorpresivo, las cuales deben estar focalizadas a aquellas actividades que, según en el mapa de riesgo, aparecen como potencialmente exhibidas a situaciones de corrupción.
La recomendación del ejecutivo de Kroll México es que no se avise a la organización cuándo se van a hacer las auditorías, porque al enterarse los miembros de la compañía pueden empezar a borrar las pistas o ponerse de acuerdo entonces engañan al auditor.
La respuesta, el punto final
La prevención y detección no tienen razón de ser si la estrategia no tiene un plan para responder a los casos de corrupción. Del Castillo considera que para esta fase las emopresas deben contar con al menos tres mecanismos esenciales:
8. Política de investigación y respuesta
Esta guía debería plantear el protocolo a seguir en caso de que se identifiquen potenciales riesgos de corrupción.
9. Política de sanción
Si en su código de ética la empresa no ha definido las sanciones que se aplicarán a quienes han incurrido en actos de corrupción, entonces debe diseñar una política de sanción lo suficientemente clara para que cualquier miembro de la organización la entienda.
10. Política de actualización
Una vez que los actos se detecten, se investiguen y se sancionen, la empresa debe actualizar del mapa de riesgos y los controles internos para que la situación no vuelva a presentarte.
