El cajón del escritorio: enemigo número uno del proyecto

Con frecuencia los contratistas de proyectos de construcción acuden a los abogados con el siguiente planteamiento: "Recibimos una comunicación que debíamos contestar en un plazo determinado y no lo hicimos". Ante ello, la pregunta obvia es: "¿Y por qué no lo contestaron?"; a lo que responden "porque quien la recibió la guardó en el cajón de su escritorio y se le olvidó".

Esto sucede en empresas pequeñas, medianas y grandes. Desde la recepcionista hasta un gerente de nivel medio (regularmente la alta dirección ya pasó por este problema) no le dan importancia a los documentos que reciben. Sólo después de un tiempo, cuando un problema explota, se acuerdan de que por ahí guardaron algo en el enemigo número uno del proyecto: el cajón del escritorio.

Este enemigo mortal está en todas las oficinas. En él conviven la foto de la persona cuyo nombre no quiere uno recordar, monedas que ya podrían ser de colección, medicinas caducas, dulces rancios y documentos que esperan ser atendidos, ya sea que soliciten información, cuestionen el cumplimiento de algún requisito, den inicio a un procedimiento legal o semilegal, o peor aún, que sean la consecuencia de un procedimiento legal. Lo cierto es que el tiempo transcurrido entre que el documento vuelve a ver la luz y llega a las manos indicadas puede resultar un elemento de vida o muerte para la empresa. 

Supongan por un momento que el documento es el inicio de un procedimiento de rescisión o una notificación de incumplimiento y que quien recibió el documento simplemente olvida comunicarlo de inmediato al encargado. El tiempo para contestar el documento fenece y después ya no hay nada que decir: no hay defensas ni acciones legales, ni siquiera artimañas ingenieriles. 

Ahora imaginen que ese contrato rescindido o incumplido es el único contrato en vigor y, que de perderlo, la empresa se quedaría sin trabajo. Además, recuerden que cualquier contrato rescindido o no cumplido con el gobierno puede ser causa de sanción e inhabilitación, con lo cual no solamente se quedan sin acción legal, ni contrato presente, sino sin contratos futuros. Así, el cajón es la horca que perfecciona la sentencia de muerte.

Para evitar esta situación hay que cambiar dos hábitos en la empresa. El primero es designar –por proyecto– a una persona encargada de recibir la documentación relacionada, con la instrucción clara y precisa de comunicar de inmediato su contenido; el segundo es asumir que toda comunicación se debe contestar en un plazo no mayor a 40 horas a partir de su recepción. Estas acciones permitirán a la empresa eludir grandes riesgos y ahorrarse gastos y problemas innecesarios.

Aprovecho este espacio para felicitar a mis colegas de CONSTRULEGAL, la alianza de firmas de abogados especializadas en derecho de la construcción para Latinoamérica, de la que COMAD –a la que pertenezco– es fundadora, por su evento inaugural en Miami, Florida. Confío en que los eventos subsecuentes en Perú, Brasil y México tendrán el mismo éxito en beneficio del derecho de la construcción. 

___________________

^{*Socio director de COMAD, SC (Derecho de la construcción).}