En México y el mundo son cada vez menos las empresas que tienen un modo de trabajo predominantemente a distancia, pero sí la mayoría han adoptado por esquemas híbridos, en donde sus trabajadores pueden hacer parte de sus labores desde casa. Del total de las empresas en América, que rentan espacios de la inmobiliaria CBRE, 80% mantienen este modo de trabajo.
Cómo calcular el espacio de oficina para empresas con trabajo híbrido
La combinación del trabajo presencial y a distancia ha transformado los requerimientos de metros cuadrados y tipo de espacios para laborar.
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Ante este panorama, la manera en la que se organizan y rentan las oficinas ha cambiado, porque el espacio ya no se calcula conforme al número total de la plantilla laboral, apunta la empresa especialista en el análisis 'Las matemáticas detrás del trabajo híbrido', sino que se calcula por días de mayor ocupación, actividades y tipos de lugares.
Sin embargo, calcular estos tres elementos puede ser complicado bajo esquemas en donde la asistencia a la oficina se deja como una decisión personal, por lo que las empresas cada vez buscan más pedir de manera específica qué cantidad de días se hace trabajo presencial. En Estados Unidos, durante 2023, el 65% de las empresas de CBRE llevaba a cabo esta estrategia.
“Establecer expectativas claras sobre la cantidad de tiempo dedicado a trabajar en la oficina crea suficiente previsibilidad para que los empleados maximicen su tiempo en la oficina y para que las organizaciones gestionen los servicios del edificio y el suministro de espacio”, apunta el informe.
Sin embargo, esto no quiere decir que se deban pedir más asistencia de los trabajadores a los lugares de trabajo, ya que se desaprovecharía la oportunidad de reducir los metros cuadrados que se usan. La empresa ejemplifica que en el caso de una política en la que sólo los viernes se puede trabajar de manera remota, se puede predecir bien el flujo de trabajadores en el lugar, pero al tener capacidad llena de lunes a jueves se debe rentar el mismo espacio que en el caso de un trabajo totalmente presencial.
Mientras que en un esquema de flexibilidad total, los lunes y viernes es cuando hay menos trabajadores en la oficina y los martes y jueves aumenta, pero no al máximo, por lo que en este caso sí se puede prescindir de espacios. La recomendación es que los trabajadores elijan qué días irán a la oficina, pero mantenerlos de manera fija.
“Esta política distribuye la utilización del espacio a lo largo de la semana, lo que facilita el uso compartido. Como resultado, podemos apuntar a una proporción de espacio compartido de alrededor de 1.5 personas por cada asiento, teniendo una oportunidad de reducir el espacio en 20% aproximadamente”.
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¿Cuántos metros cuadrados necesito?
La transformación de los espacios no sólo tiene que ver con la cantidad de personas que van a la oficina, sino las actividades que se realizan en ella, ya que en los esquemas híbridos las personas con labores presenciales buscan conectar con sus colegas y hacer actividades más colaborativas, por lo que las estaciones de trabajo individuales dejan de tener el protagonismo.
Las empresas también buscan dar otras experiencias para lograr atraer y retener talento, lo que ha agregado diferentes clases de espacios para trabajar, como terrazas, cafeterías, auditorios, entre otros.
- Comprender la demanda de espacio analizando la asistencia a la oficina o los patrones de utilización del espacio.
- Aprovechar los datos de utilización a nivel micro para determinar qué tipos de espacios respaldan mejor las actividades de experiencia de trabajo deseadas.
- Revisar las métricas de desempeño de su cartera para asegurarse de que midan los trabajos híbridos.
Según el informe, el trabajo híbrido suele ofrecer oportunidades de optimización del espacio que pueden generar entre un 10% y 50% de ahorro de espacio con estas herramientas.
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